Управляющая организация вместо штатного директора. За и против
Открытие зарубежных офисов, релокация ключевых сотрудников — лишь некоторые поводы, которые привлекают интерес белорусских компаний к аутсорсингу функций директора.
В каких ситуациях лучше передать управление компанией на аутсорс, какие бонусы для бизнеса дает внештатный директор и как выбрать управляющую организацию, обсудили на встрече 16 июня со старшими юристами фирмы «Алейников и Партнеры» Ксаной Сидорук и Анной Цымбалист. Публикуем конспект выступления спикеров.
План статьи:
- Внешний управляющий: виды аутсорсинга
- Когда бизнесу выгодно отдавать управленческие функции на аутсорсинг, а когда — нет
- Сколько стоят такие услуги?
- Как выбрать внешнего управляющего?
- Взаимодействие клиента и управляющей компании
Внешний управляющий: виды аутсорсинга
Внешний управляющий — это организация или индивидуальный предприниматель, с которым компания заключает гражданско-правовой договор на оказание управленческих услуг, вместо трудового договора со штатным директором.
Функции, которые можно передать управляющему:
- руководство операционной деятельностью,
- финансовое планирование,
- работа с контрагентами,
- найм и увольнение персонала,
- взаимодействие с госорганами,
- ведение документации и бухгалтерского учета.
В зависимости от того, какой объем функций вы передаете управляющему, можно выделить два вида аутсорсинга директорских функций: полный/максимальный или частичный/выборочный.
Полный аутсорсинг предполагает минимальную вовлеченность собственника и максимальное усмотрение управляющего. Такой вид аутсорсинга часто применяется в холдинге или группе компаний. Он скорее всего будет внутренним, потому что все функции передаются внутренней зависимой структуре, которая в курсе всех бизнес-процессов.
Частичный аутсорсинг — это чаще всего оказание услуг управляющей организацией. Его также называют внешним, так как управляющим нанимается третье лицо, которое знакомится с бизнесом после заключения договора.
Чтобы определить, какой именно аутсорсинг вам необходим, нужно понять, что вы хотите от управляющей организации. Вы хотите снять административную нагрузку с сотрудников, чтобы они выполняли свои бизнес-задачи, или хотите снизить расходы, или снять с ценных кадров часть тревожности и давления ответственности.
Определившись с целями, нужно пообщаться с управляющей организацией, так как у нее уже есть опыт, который позволит вам скоординироваться и решить, какой набор функций вы передаете, какой — оставляете у себя.
Например, можно вопросы найма и увольнения персонала оставить заместителю директора по персоналу. Заключением договоров с контрагентами могут заниматься менеджеры по продажам. Финансовое планирование и стратегию развития бизнеса могут разрабатывать учредители. А управляющий уже может проторенной дорожкой оказывать необходимые услуги. Все то, что вы не оставляете себе или не передаете своим сотрудникам, будет выполнять управляющая организация.
При заключении договора две компании садятся и обсуждают, что из перечня управленческих функций будет передано на аутсорс. Теоретически, управляющая организация может взять на себя все функции, но на практике чаще всего что-то остается в ведении сотрудников или собственников компании.
Например, поиск контрагентов и заключение договоров с ними. Управляющая компания может проконсультировать в этом вопросе, но не всегда. Если бизнесу нужен инженер-программист, то управляющая компания здесь вряд ли поможет. Если же нужен налоговый или юридический консультант в другой юрисдикции, управляющая компания будет полезной, так как у нее есть хорошие партнерские отношения, рекомендации и т.д.
Когда бизнесу выгодно отдавать управленческие функции на аутсорсинг?
Ситуация №1. Бизнес создают в Беларуси иностранные учредители, они не знакомы с местным рынком и рынком труда.
Чтобы найти человека на должность директора, может потребоваться много времени. Тем не менее, компанию уже можно и нужно запускать. В этом случае иностранные учредители подбирают для своего беларусского юрлица управляющую организацию. В дальнейшем они либо нанимают директора, либо продолжают работать с управляющей организацией.
Ситуация №2. Кандидат на должность директора в компании есть, но он иностранец.
Иностранные граждане работают только по разрешению. Если это недавно созданная компания, то с момента ее создания до получения разрешения проходит до 2 месяцев. В этот период обычно нанимают управляющую организацию, которая будет решать все вопросы, в том числе получать необходимое разрешение. Впоследствии все полномочия передаются директору.
Ситуация №3. Директор компании релоцировался.
Управление компанией из-за рубежа может вызывать вопросы у налоговой. Существует такое понятие как постоянное представительство для налоговых целей. По сути, налоговое представительство возникает в той стране, куда релоцировался директор. Если бизнес проявляет активность на территории иностранного государства, это государство может решить, что бизнес имеет постоянную базу в этой стране и эта база способствует получению его предпринимательской прибыли. Поэтому в той стране, где находится директор, может быть начислен налог на прибыль компании, которая работает в Беларуси и платит все налоги. В такой ситуации управленческие функции передаются белорусской управляющей компании.
Ситуация №4. Компания планирует уйти в ликвидацию.
До момента принятия решения о ликвидации функции руководителя могут быть переданы управляющей организации. Но тут нужно учитывать нюанс: если вы хотите, чтобы управляющий был и ликвидатором, то на момент ухода в ликвидацию у компании не должно остаться кредиторской задолженности. Если она есть, управляющий не может стать ликвидатором.
Ситуация №5. Компания провела реструктуризацию управленческих структур и поняла, что управляющая компания — это выгодно.
Для белорусского бизнеса распространенный кейс, когда директор компании — частично фаундер, частично ключевой сотрудник в сфере маркетинга. Он понимает, что бизнес-процессы уже устоялись, и хотел бы эффективно отдавать свое время маркетингу и развитию бизнеса. Именно в такие моменты приходят к нам — отдать рутину. В основном, это ИТ-бизнес. Есть как маленькие компании — 10-20 человек, так и крупные — 200+ сотрудников.
Бонусы директорского аутсорсинга:
- Снижение налоговой нагрузки. Стоимость управленческих услуг на аутсорсе можно отнести на затраты, соответственно — снизить налогооблагаемую базу налога на прибыль. На аутсорсингового директора не нужно начислять подоходный налог, ФСЗН, социальный пакет, ресурсные затраты на работу эйчара по поиску кандидата.
- Контактный человек всегда «под рукой». Нет отпуска, больничного и т.д.
- Порядок и объем привлечения к ответственности такой же, как для любых других коммерческих отношений. У директора ответственность ограничена трудовым законодательством.
- Расторжение договора. Обычно при увольнении штатного директора до истечения контракта ему выплачивается немаленькая компенсация: от 3 до 10 среднемесячных зарплат. С управляющей организаций расстаться проще — главное оплатить все расходы.
Когда невыгодно нанимать управляющую организацию вместо директора?
Есть несколько примеров, когда, на наш взгляд, будет невыгодно нанимать управляющую организацию.
Ситуация №1. В компании сложилась управленческая модель, в которой директор выполняет преимущественно представительскую функцию — выступает в паблике. В таких компаниях все административные функции директора тщательно распределены между департаментами. Это история про хорошо организованные бизнесы со сложной налаженной структурой. Нет смысла менять такого директора на управляющую организацию.
Ситуация №2. Бизнес сильно завязан на учредителях, которые склонны контролировать бизнес-процессы до мельчайших деталей и требуют, чтобы с ними согласовывали не только нестандартные вопросы, но и ежедневную операционку. Найм управляющей организации в такой ситуации будет сильно увеличивать затраты.
Сколько стоят такие услуги?
За услуги по управлению каждая организация берет по-разному. У нас в «Алейников и Партнеры» нет пакетов услуг. С разными клиентами мы договариваемся по-разному на разный комплекс услуг и разные бонусы. И, соответственно, разный уровень оплаты.
Управляющие в принципе не могут быть неадекватно дороже или дешевле штатного директора. Обычно компании ориентируются на среднюю вилку. В целом, это может вписаться в рамки от 1000 до 3000$. Главное: какая компания, какое количество сотрудников, сколько часов времени нужно тратить на компанию. Речь идет о фиксированной стоимости. Но если у компании намечается нестандартная активность, тогда считаются трудозатраты и дополнительная доплаты.
Как выбрать управляющую организацию?
Важно изучить не только сайт, опыт, регалии и контрагентов. Нужно обратить внимание на сеть контактов управляющей организации, какой опыт работы имеется в условиях с множеством участников, есть ли определенная степень категоричности и гибкости. И конечно же, договор: он должен быть четким и понятным.
Для управляемой организации нет особой разницы, кто оказывает управленческие услуги: юридическая или бухгалтерская фирма.
Если услуги оказывает бухгалтерская фирма, это, скорее, бонус для самого управляющего — ему будет спокойнее, если бухгалтерским учетом будут заниматься его же коллеги.
Есть ряд бонусов, когда услуги по управлению оказывает юридическая фирма:
- Экономия времени и нервов для управляемой организации, так как при принятии решений и подписании документов опытным юристом есть риск-менеджмент и риск-контроль.
- Есть юридические решения как для стандартных, так и для нестандартных ситуаций.
- Большая сеть партнерских контактов из разных областей и разных юрисдикций.
- Услуги оказываются по договору об управленческих услугах. Юридические услуги по этому договору не оказываются. Но при этом ваш управляющий может грамотно поставить задачу, в том числе из разных областей и юрисдикций.
Взаимодействие клиента и управляющей компании
Для каждого клиента может быть разработан свой вариант взаимодействия. Все вопросы оговариваются на этапе подписания договора.
В зависимости от того, какие функции передали на аутсорс, запрашивается нужная информация. Например, если нам отдают ведение банковских счетов и договора, потребуются доступ в клиент-банк, электронная подпись, контактное лицо, которое будет согласовывать оплату, или бюджет, на который нужно ориентироваться. Чтобы коммуницировать с госорганами, нам нужен прямой канал для взаимодействия.
У управляющей организации должно быть понимание, какие вопросы она может на себя взять, и соответственно, какую информацию нужно запросить.
Оплата услуг также оговаривается в договоре и может производится как в начале, так и в конце месяца. В «Алейников и Партнеры» мы не уточняем стоимость по факту, а договариваемся заранее. Если отношения с управляющей компанией не сложились, договор несложно расторгнуть.
Другие публикации по теме:
