Как внедрить ERP-систему в ИТ-компании?

Владислав Нестеренко,
Директор по продуктам компании Timebase

ERP-система автоматизирует управленческий и бухгалтерский учет, расчеты, управление задачами и учет рабочего времени. Позволяет разнести по отделам административные расходы, отслеживать рентабельность отдельных проектов и компании в целом. Дает возможность управлять всеми бизнес-процессами и их результативностью в каждый момент времени.

План статьи:

• Как понять, что пришло время внедрять ERP-систему
• Что выбрать: готовый продукт или кастомную разработку
• Этапы подготовки компании к внедрению ERP-системы
• Стоимость внедрения и обслуживания
• Экономическая выгода от ERP-системы. Кейс
• Демонстрация работы Timebase ERP. Видео

Как понять, что пришло время внедрять ERP-систему

Компании приходят за внедрением ERP-системы, когда замечают одну или несколько проблем в финансовом и управленческом учете:

Нет единого ресурса с полной и актуальной информацией о состоянии дел: запланированного Pipline по проектам, сколько законтрактовано выручки, сколько должны сотрудникам в любой момент времени, собраны ли оплаты по счетам — дебиторская и кредиторская задолженность.

Сбор данных о состоянии дел занимает много времени, так как они хранятся в множестве не согласованных программ, Excel-файлах или Google Spreadsheets, где эта информация собирается из разных источников в единую таблицу.

Постоянные задержки между тем, когда нужно получить информацию и когда она фактически появляется. Это не дает понимания текущего размера дебиторской и кредиторской задолженности, а также рабочего капитала.

Сложная ИТ-структура. Обмен информацией в компании происходит в одной программе, контроль финансов — в другой, управленческий учет — в третьей, зарплаты — в четвертой, и т.д. Эти программы как правило не связаны друг с другом.

В результате отделы не могут между собой нормально коммуницировать, сотрудники выполняют одинаковые рутинные задачи, которые можно автоматизировать, появляются высокие временные и денежные затраты на внедрение, обновление и интеграцию существующих программ, а стоимость финансового и управленческого учета превышает 3% от «полезной выручки» компании.

Готовое решение VS кастомная ERP-система

При выборе ERP-системы можно остановиться на готовом решении или разработать собственное.

Готовая система в долгосрочной перспективе обойдется компании дороже, но в краткосрочной — поможет быстрее решить проблему. Ее цена на старте ниже, чем у собственной разработки, но к ней нельзя добавить дополнительные опции.

Возможные модули ERP-системы:

• Бухгалтерский учет (часто представлен в виде отдельных программ из-за особенностей местного налогообложения и коммуникации с локальными системами)
• Управленческий учет
• Расчеты с персоналом (количественно-суммовой подход к распределению)
• Загруженность персонала
• Управление задачами (Jira, Asana, Trello и т.д.)
• Учет времени работы персонала
• Вовлеченность персонала
• Контроль уровней доступа
• CRM-система
• Управление проектами
• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности

Эффективность и срок окупаемости собственной ERP-системы зависит от уровня планирования и разработки.

Скриншот интерфейса Timebase ERP

Мы изначально создавали Timebase как кастомное решение для себя, но сейчас поставляем ее как готовый продукт, который используют уже порядка 50 компаний.

В 2010 году мы не понимали, как оценивать прибыльность проектов и начали разрабатывать собственное решение для автоматизации бизнес-процессов. Первым создали модуль для контроля финансов по проектам, затем проектировали другие. Первые три года ежеквартально составляли перечень вопросов, которые нужно решить с помощью ERP-системы, сейчас обновляем список раз в год.

При разработке собственного решения важно с умом подойти к архитектуре изначальной базы данных. Примерно 4 года назад, когда в Timebase ERP нужно было добавить новые функции, пришлось переделывать 60% продукта, потому что они не ложились на старую архитектуру.

Как подготовить компанию к внедрению ERP-системы

Полный переход к ERP происходит в среднем за 1 год и состоит из трех этапов.

Шаг 1. Подготовка данных для переноса.

Любая компания, у которой вы планируете заказать ERP-систему, спросит, какую проблему, которую вы хотите решить. И в зависимости от этого предложит определенный концепт.

Далее в систему заносятся ключевые данные, приблизительно за предыдущие полгода, которые помогут понять работу продукта:

• Информация о сотрудниках
• Балансы сотрудников
• Информация о клиентах
• Данные о проектах, задачах, заказах
• Существующая дебиторская задолженность
• Непогашенная кредиторская задолженность
• Неоплаченные и невыставленные счета

Следующие шаги предполагают подготовку самой компании к внедрению ERP-системы. Этим обычно занимаются владельцы бизнеса или лица, которых назначают ответственными за процесс.

Шаг 2. Изменения процессов внутри компании.

ERP-система должна стать единый окном для сбора и получения актуальной информации о компании.

Чаще всего компаниям нужно наладить:

Контроль расходов, оплаты счетов и денежных потоков. До определенной суммы оплата счетов должна проходить через одного сотрудника, если сумма больше, то через двух. Затем эти данные должны попадать в ERP-систему. Их можно импортировать или написать интеграцию с банком или другой программой.

Учет рабочего времени сотрудников. Важно объяснить сотрудникам, что нужно учитывать не только время работы на клиента, но и время на заполнение документов, продажи, тренинги, совместные поездки и т.д. Это позволит разнести затраты по отделам и определить прибыльность.

Шаг 3. Обучение сотрудников.

Перед началом использования ERP-системы сотрудникам необходимо пройти ряд тренингов. Для тех, кто будет чаще всего обращаться к системе, — подробный тренинг по ее использованию, для всех — короткий тренинг по тому, как зайти в систему и как вести учет рабочего времени.

Внутри компании следует описать бизнес-процессы, чтобы сотрудники привыкли делать все согласно новым требованиям: оплачивать счета в определенный день, вносить данные о рабочем времени и т.д. Чтобы стимулировать сотрудников, стоит рассказать о функционале, который упростит конкретно их работу.

Скриншот интерфейса Timebase ERP

Стоимость внедрения и обслуживания

Перед внедрением готовой ERP-системы следует изучить условия обслуживания и расширения функционала: плату за определенное количество пользователей, плату за лицензию, плату за поддержку, плату за разработку и внедрение дополнительного функционала.

К примеру, плата за новый функционал может быть фиксированной по цене или зависеть от времени, затраченного на разработку (Time & Material Contract). Стоимость подготовки данных для переноса зависит от размера компании: от 0.5 до 2 FTE зарплаты за месяц.

Так, в Timebase ERP подключение бесплатное, ежемесячная лицензия — 12 евро за пользователя. Также компания предоставляет 3 часа 20 минут бесплатного тренинга по работе с продуктом. Стоимость предварительного консалтинга — от 35 евро в час. Для небольшой компании внедрение будет стоить в среднем до 4000 евро.

Стоимость собственной разработки и поддержки составляет соответственно 2-5% и 0.5-1% от «полезной выручки» — в зависимости от объема функционала и оказания поддержки. Стоимость изменения процессов аналогично стоимости подготовки, внесения данных и тренингов для ERP-систем с рынка и может варьироваться: 25% месячной зарплаты во всей компании (payroll) или 20% «полезной выручки» компании за месяц.

Использование ERP-системы после внедрения стоит около 3% от «полезной выручки» компании и включает:

• поддержку актуальной информации;
• ведение бухгалтерского учета;
• ведение управленческого учета.

Уменьшить стоимость возможно только за счет экономии от масштаба (economy of scale): создать бэк-офисы, внедрить централизацию процессов, создать команду профессионалов для внедрения и использования ERP-системы.

Скриншот интерфейса Timebase ERP

Экономическая выгода от ERP-системы. Кейс

Рассмотрим конкретный пример внедрения ERP-системы. К нам обратилась компания из Эстонии: в штате — 24 сотрудника, 1.1 млн евро выручки, 7% прибыльность.

Проблема: анализ расходов занимал много времени, посчитать прибыльность компании в целом получалось с задержкой в две недели и более.

Причины:

• Клиент использовал тайм-трекинг только для внешних проектов. Внутренние задачи не учитывали затраты времени.
• Финансы проектов велись в экселе, менеджеры проектов не знали реального состояния дел.
• На выставление счетов тратилось много времени и ручной работы.
• Финансовая информация собиралась из банковской выписки для анализа и не была категорирована.
• Официальный и управленческий учет не согласованы (счета выставлены, но выручка не распознана, или наоборот).

Какие проблемы решила ERP-система:

• Трекинг абсолютно всего времени сотрудников позволил правильно распределить издержки. Процесс приучения сотрудников занял 1 месяц.
• Информация в продукте стала актуальной, менеджеры могли видеть оставшийся бюджет и не переключаться между файлами.
• Автоматизировали выставление счетов.
• Прибыльность компании стала доступна в режиме реального времени, если выручка распознана, а расходы внесены в систему (зависит от желаний и возможностей компании).
• Все расходы прикрепили к счетам или направлениям расходов, стал возможен анализ и cost-cutting.

Итог: в течение следующего года компания выросла до 28 человек, увеличила выручку до 1,4 млн евро и прибыльность — до 18%. Это произошло в том числе, благодаря внедрению ERP-системы.

Презентация спикера:

ERP-система: теория

План записи:

03:10 — Как понять, что компании нужна ERP-система
05:35 — Виды ERP-систем. Различия готовых и кастомных решений
14:35 — На что обратить внимание при создании собственной ERP-системы
19:45 — Как подготовить компанию к развертыванию ERP-системы
33:00 — Стоимость внедрения готового решения и собственной разработки
37:50 — Стоимость использования продукта после внедрения
40:00 — Как внедрение ERP-системы влияет на прибыль компании. Кейсы аутсорсинговых ИТ-компаний
54:35 — Реально ли внедрить продукт самостоятельно?
59:00 — Вопросы и ответы.

Как выглядит ERP-система на практике

На видео ниже можно увидеть, как выглядит и как функционирует Timebase ERP.

Демонстрация Timebase ERP для участников BICC, 1.02.22

План записи:
0:02:40 — База данных сотрудников: профайлы, проекты, оценки эффективности.
0:11:00 — Профили проектов: этапы работы, вовлеченные сотрудники, клиенты, финансы.
0:34:20 — Распределение административных расходов.
0:39:10 — Управление множеством юридических лиц.
0:45:55 — Планирование загрузки персонала.
0:53:15 — Профили компаний: финансы, проекты, клиенты.
0:57:55 — Балансовые отчеты.
1:00:25 — Гайд по Timebase для разработчиков.
1:04:50 — Гайд для топ-менеджеров и партнеров.
1:09:45 — Альтернативные варианты ведения учета. Какие проблемы решает ERP-система.

Другие публикации по теме:

• BICC Meetup: Что нужно знать об управленческом учете в ИТ-компании
• Что должен знать директор ИТ компании о законодательстве, учете, ценообразовании
• Разбираем с экспертом: что изменилось в налогах и бухучете для ИТ-компаний в 2023 году

Belarus IT Companies Club объединяет экспортные ИТ-компании Беларуси для сотрудничества, обмена опытом и важной информацией.

BICC — это:

• закрытое сообщество из 200+ владельцев и руководителей,
• обмен лидами и бенчем в Bench_Exchange,
• консультации для ваших бухгалтеров и юристов,
• регулярные встречи и отраслевые исследования.